Trabajar en equipo puede ser un reto, y hacerlo a distancia aún más. Coordinar reuniones, establecer tareas, chequear los acuerdos y revisar los encargos son algunas de las operaciones que deben realizarse, y que se dificultan cuando no se está cara a cara.

Con la COVID-19 y la expansión del teletrabajo, la coordinación de colectivos laborales pasó casi completamente al entorno virtual. Herramientas como Zoom y Slack vieron un boom en la cantidad de usuarios, hasta estar entre las 10 aplicaciones más usadas globalmente. Al parecer su uso no disminuirá.

Sin embargo, existen otras opciones con diversas funcionalidades que se adecuan a la administración de proyectos, sobre todo aquellos que comprenden a más de una persona.

Es importante recordar que la mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos están bloqueadas para Cuba, como consecuencia del embargo estadounidense, por lo que se necesita un VPN para usarlas.

VPN para todas las edades

Con el envejecimiento poblacional cubano y el creciente uso de Internet, cada día es más probable que las personas de mayor edad se enfrenten a bloqueos de servicios y sitios web que no saben cómo sortear. Les mostramos cómo funciona y de qué manera se instala la principal herramienta para lograrlo.

Coda

Coda es una de las herramientas más completas que existen si de trabajo en el entorno virtual se trata. Funciona a través de espacios de trabajo que contienen páginas, las cuales se conforman por bloques. Cada elemento se distingue por tener un link específico.

Para facilitar el trabajo, Coda cuenta con una serie de plantillas (Templates) que permiten partir de modelos preestablecidos; todas con vista previa antes de su aplicación. Una de esas páginas es Task (tareas). Se trata de una tabla con cuatro columnas predeterminadas: Summary para nombrar las tareas, Assignee para los responsables de cumplirlas, Status para el estado de la tarea y Due date para la fecha final.

Captura de pantalla de la plantilla Task de Coda.

En la versión gratuita, Coda permite formar equipos de varios usuarios, pero con un solo creador de documentos. En cada página o documento —como la plantilla de tareas— son posibles hasta mil filas. También está incluido adjuntar archivos de hasta 10 megabytes —hasta llegar a un gigabyte en total—. Asimismo, permite la colaboración en tiempo real entre varios usuarios sobre un documento. Y se integra perfectamente con Spotify, Wikipedia, YouTube, Google Drive y Zoom, aunque con actualización manual.

Para obtener mejores beneficios, Coda cobra 30 dólares por cada usuario creador de documentos, mientras que mantiene gratuitos el resto de los integrantes.

Monday

Al igual que Coda, Monday cuenta con un módulo de administración de proyectos —aunque menos sobrio— y funciona mediante espacios de trabajo. Sin embargo, los espacios de trabajo tienen cierta especialización: están enfocados a actividades como el marketing, desarrollo de software, recursos humanos y otros. Cada uno tiene plantillas específicas.

Para registrar el progreso de las tareas de forma sencilla, basta con que se escoja la plantilla Proyecto único dentro de Gestión de proyectos. También cuenta con una plantilla para registrar el progreso de las tareas, pero con algunas diferencias.

Empezar desde cero es la opción más limpia en Monday. Con ella, se abre una página con al menos una tabla para guardar los progresos de las tareas, las personas involucradas y la fecha de cumplimiento. También tiene una casilla para agregar comentarios.

Captura de pantalla de Monday, en el módulo Gestión de proyectos, empezando desde cero.

Las columnas pueden enlazarse, de manera que, si una tarea se termina, la fecha de finalización se tacha, por ejemplo. Las automatizaciones también son permitidas —notificar a alguien ante el cambio de estado de una tarea—. La integración con otras aplicaciones como Gmail, Twilio o SMS-fly hacen que los avisos lleguen a los implicados con bastante seguridad. Las integraciones más útiles son de pago.

Acceso denegado: ¿qué VPN usar desde Cuba?

Cuando un sitio web está bloqueado, lo más fácil es usar una VPN para sortear las limitaciones. Estas te permite acceder a Internet como si estuvieras en otro país y se puede usar de forma sencilla tanto en la web como en teléfonos móviles. 

Notion

Si se busca lo más simple y a la vez efectivo, Notion es la respuesta. Se trata de un todo-en-uno que incluye desde la toma de notas hasta guardar páginas web. Al igual que las opciones anteriores, cuenta con una plantilla predeterminada para la administración de proyectos.

Por defecto, en el Task List de Notion hay tres columnas —todas modificables—: tareas por hacer (To do), haciendo (Doing) y finalizadas (Done). Cada tarea se abre como una página nueva, a la que se puede adjuntar casi cualquier elemento de hasta cinco megabytes en la versión gratuita. Asimismo, a cada tarea se le puede añadir propiedades como responsable, correo electrónico (al pulsar, abre el gestor de correo del dispositivo), un enlace a otra página, visualizar el autor y el último miembro editor, entre otras.

Captura de pantalla de la Task List de Notion.

Para que todos los miembros del equipo tengan acceso a la Task List, basta con compartir el enlace de la página y conceder permisos de edición. Los otros miembros deben acceder al enlace con su sesión de Notion abierta.

En caso de que se desee ampliar las prestaciones, Notion tiene planes de pago que comienzan en ocho dólares por miembro, cada mes.

Con estas herramientas, la colaboración será realmente fácil, no importa cuántos kilómetros separen a los miembros del equipo.